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1、很多企事業(yè)辦公機構(gòu)存在多人共用一臺電腦的情況，并且非常普遍，這樣便產(chǎn)生了文檔存儲混亂、文檔泄密等不安全隱患。
2、電子文檔處理過程中，有些文檔需要“增量”式的添加新內(nèi)容（比如，設(shè)備檔案、生產(chǎn)運行日志、生產(chǎn)安裝進度文檔等），這樣可能會由于同一個管理人員填寫文檔記錄的地理位置不同（即，在不同的電腦上）而產(chǎn)生多個內(nèi)容相關(guān)的文檔文件，久而久之，各種文檔文件會使一些管理人員的工作難以開展，尤其是那些需要進行階段性總結(jié)的工作。
3、由于各種生產(chǎn)、管理人員之間存在流動性，前任管理人員在任職期間產(chǎn)生的文檔和資料可能難以被下一任管理人員“繼承”,從而導(dǎo)致檔案資料的遺漏和流失（比如，CAD圖紙、事故臺帳、檢修臺帳等），同時也妨礙了下任管理人員快速進入工作狀態(tài)。
曹發(fā)展員工文檔管理工具提供了一種便于用戶存儲、查看、搜索電子文檔的管理方案。
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